Upravljanje dokumentima (DMS)

 IN-Office DMS je profesionalan Document Management sustav za jednostavno organiziranje, evidenciju i upravljanje poslovnim dokumentima, namijenjen organizacijama svih veličina.

Osmišljen je kao suvremeni sustav za elektroničko uredsko poslovanje, koji nudi sve značajnije funkcionalnosti koje se očekuju od profesionalnih DMS/ECM rješenja, kao što su:

1. upravljanje sadržajem (Content Management),
2. skeniranje i digitalizacija dokumenata (Imaging & OCR)
3. registriranje ulazne pošte,
4. registriranje ulaznih/izlaznih dokumenata,
5. otvaranje i vođenje predmeta, dosjea,
6. upravljanje zapisima (Records Management),
7. upravljanje kolaboracijom (praćenje i razmjena informacija i dokumenata),
8. upravljanje sadržajem i objavama na webu (web content management),
9. integracija s Office alatima i drugim internim sustavima,
10. podrška za povezivanje sa SharePoint portalom, itd.

IN-Office DMS omogućava integraciju svih metoda i alata potrebnih za prikupljanje, upravljanje, pohranu i isporuku sadržaja dokumenata povezanih u organizacijski proces.

Prednosti korištenja IN-Office DMS sustava:

• Smanjenje potrošnje papira, tonera i radne snage
• Rješenje problema gubljenja dokumenata
• Brži pristup informacijama i dokumentima
• Elektronički pristup informacijama koje su ranije bile smještene u obliku papira, mikrofilma, i slično
• Poboljšanje kontrole nad dokumentima i poslovnim procesima
• Kontrola prava pristupa i prava na izmjene sadržaja (naredni sigurnosti mehanizmi)
• Brzina i efikasnost – glavne prednosti i odlike rada sa sustavom su velika efikasnost i značajno ubrzanje rada.

Kolaboracija – sustav omogućuje korištenje postojećih znanja i vještina u timovima, zajednički rad na poslovnim dokumentima.

Nadogradivost – sustav je moguće u bilo kojem trenutku naknadno nadograditi i proširiti prema specifičnim zahtjevima klijenta.

Jednostavnost — omogućava jednostavnu implementaciju i trenutačno postizanje poslovnih ciljeva te ostvarenje povećanja efikasnosti u poslovnim procesima.

Izvršavanje – sustav se izvršava na svim serverskim platformama, kao i Java aplikacijskim serverima, omogućujući potpunu iskoristivosti Vaših postojećih investicija u hardver i softver.

Ključne mogućnosti platforme:

1. Document management – upravljanje dokumentima.
2. Imaging i integracija – integracija s industrijski snažnim imaging sustavima za skeniranje kao što je Kofax.
3. Document collaboration – kreiranje virtualnih timova, verzioniranje, pretraga sadržaja i dokumenata.
4. CMIS integracija – mogućnost razmjene informacija i dokumenata s drugim internim IT sustavima.
5. SharePoint i Office integracija – sustav efikasno “glumi” Microsoft Sharepoint server što omogućuje direktnu integraciju sa svim Office i sličnim alatima koji implementiraju SharePoint pristup.
6. Shared drive, SMB – pristup repozitoriju kroz Windows i WebDAV protokole, uz sve workflow mogućnosti.
7. Web Content Management – mogućnost objave sadržaja i dokumenata na vlastitim web stranicama.